リモートワークやテレワークなど、近年はオフィスに出社しない働き方が浸透してきました。
「サードプレイス」とは、自宅や職場とは異なる第三の居場所という意味で、このような環境で仕事をする疑似オフィスにあたる場所を「サードプレイスオフィス」と呼びます。
サードプレイスオフィスを導入すると、緊急時のリスク分散や生産性向上などのメリットがあります。
今回は、サードプレイスオフィスの導入を検討している方に、メリットや課題などをご紹介します。
目次
サードプレイスとは
サードプレイスとは、自宅や職場とは異なる第三の居場所のことです。
ストレスの多い現代社会においてストレスから解放され、自分らしく過ごせる場所としてサードプレイスに注目が集まっています。
サードプレイスに求められる要素は居心地の良さ、リラックスできる雰囲気などです。
サードプレイスは単なる休憩の場所ではなく、新しいアイデアが生まれたり、人々との出会いや交流が生まれたりします。
ファーストプレイス・セカンドプレイスとの違い
ファーストプレイスは「家」、セカンドプレイスは「職場や学校」を指しますが、サードプレイスはそれらとは異なる第三の居場所です。
ファーストプレイスである家庭は私たちが安心して過ごせる場所です。
一方、セカンドプレイスの職場や学校は仕事や勉強に集中できる場所ですが、ストレスを伴うこともあります。
そこで注目されているのが、自宅でもなく職場でもない、自分にとって居心地のよい場所であるサードプレイスという場所です。
サードプレイスオフィスの種類
サテライトオフィス
サテライトオフィスは、企業の本社や拠点から離れた場所に設置されたオフィスです。
従業員の多様な働き方に対応できる点が特徴です。
サテライトオフィスには、都市部や地方に設置されるタイプがあります。
サテライトオフィスは、政府が推進している働き方改革や感染症対策などを理由に、近年増加傾向のサードプレイスオフィスです。
シェアオフィス
シェアオフィスは、複数の企業や個人が共同で利用するオフィススペースです。
シェアオフィスにはオフィス家具や備品、インターネット回線などの設備が整っているため、すぐに業務を始められます。
また、会議室やイベントスペースなども共有でき、必要に応じて利用できます。
同じ空間で働く他の入居者との交流も期待できるでしょう。
オフィス内に「疑似サードプレイスオフィス」を設ける場合
オフィス内に「疑似サードプレイスオフィス」を設けるケースもあります。
具体的には、オフィス内のカフェや娯楽スペースのような、くつろげる空間が挙げられます。
ソファやテーブル、植物などを配置して、リラックスした雰囲気を演出する場合もあるでしょう。
ワークスペースと異なる雰囲気の空間を作ると、社員は気分転換しながら集中して業務に取り組めます。
また、疑似サードプレイスオフィスは会議やミーティングにも活用できます。
形式に沿ったフォーマルな会議とは違う、アットホームな雰囲気でアイデアを自由に出し合えるでしょう。
サードプレイスオフィスを導入するメリット
サードプレイスオフィスを導入すると、さまざまなメリットがあります。
メリット①：緊急時のリスク分散
オフィスが集中している地域で大規模な災害が発生した場合に、サードプレイスオフィスがあれば、社員の安全を確保しつつ事業の継続が可能です。
オフィスが被災しても、サードプレイスオフィスで業務ができます。
また、感染症の流行時にもサードプレイスオフィスは有効です。
出社人数を分散させることで、密集を避けられ、感染リスクが低下します。
リモートワークと組み合わせれば、より効果的です。
さらに、移転や改装などでオフィスが使用できなくなった際にも、サードプレイスオフィスで業務を継続できます。
メリット②：生産性向上
サードプレイスオフィスは、集中して作業できる環境になります。
たとえば、自宅では家事や育児などの生活のなかで仕事をしなければならないことがあり、集中力が途切れがちです。
オフィスでは同僚との雑談や電話の音などで集中が乱されることもあるでしょう。
しかし、サードプレイスオフィスでは、そうした外部からの干渉が少ないため、集中力を発揮できるのです。
その結果、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
メリット③：離職率低下
サードプレイスオフィスを導入すると、社員が自由に働ける環境が整い、ストレスの軽減からやりがいを感じられるようになります。
結果的に社員の満足度が高まり、離職率の低下につながるでしょう。
メリット④：創造力の向上
いつものオフィス環境と異なる場所で働くと、社員の発想力や創造性が刺激されます。
新しい視点や発見が生まれ、従来の発想にとらわれない斬新なアイデアが生み出されるでしょう。
また、サードプレイスオフィスでは、普段とは異なる人々と出会う機会が増えます。
多様なバックグラウンドや意見、考えを持つ人々との交流は社員の視野を広げ、新しい発想につながります。
サードプレイスオフィスの課題
サードプレイスオフィスを導入するには、どのような課題があるのでしょうか。
事前に確認し対策を検討しておきましょう。
課題①：セキュリティ問題
サードプレイスオフィスを導入すると、社員はいつものオフィス以外で業務を行うため、機密情報の漏洩リスクが高まります。
社員が自由に移動しながら仕事をすることもあり、端末の紛失や盗難、不正アクセスなどの危険性が増大します。
また、サードプレイスオフィスでは、社内ネットワークの管理が難しくなります。
社員がさまざまな場所から接続するため、セキュリティ対策が複雑化して、脆弱性が生まれやすくなるのです。
セキュリティ問題の対策
セキュリティ上の課題に対しては、以下のような対策が必要です。
- 端末の暗号化や遠隔ロック機能の導入
- VPNの活用による安全な通信環境の構築
- 多要素認証の導入によるアクセス管理の強化
- 社内ネットワークの監視体制の強化
- 社員への情報セキュリティ教育の徹底
上記の対策を講じることで、サードプレイスオフィスにおけるセキュリティリスクを軽減させることができます。
課題②：勤怠管理
サードプレイスオフィスでは社員それぞれが異なる場所で業務を行うため、出勤時間や勤務時間の把握が難しくなります。
社員の所在が不明確になり、時間外労働の管理も複雑化するケースもあるでしょう。
また、サードプレイスオフィスでは社員の働き方の自由度が高まり、公私の線引きが曖昧になる可能性があります。
結果的に社員の健康管理や生産性の低下につながるケースもあるでしょう。
勤怠管理の対策
勤怠管理上の課題に対しては、以下のような対策が挙げられます。
- 勤怠管理システムの導入による出退勤の自動記録
- 業務時間と私的時間の明確な区分けの徹底
- 定期的な勤務状況の確認と適切な指導
- 時間外労働の上限設定と適切な管理
- リモートワークに適した評価制度の構築
上記のような対策で、サードプレイスオフィスにおける勤怠管理上の課題を解消していきましょう。
課題③：社員同士のコミュニケーションの減少
オフィスから離れた場所で業務を行うと、社員同士による対面での会話や、偶発的な交流が減少してしまいます。
これにより社員間の情報共有や意見交換、新しいアイデアの創出などが阻害される可能性も高まります。
またリモートワークの増加により、社員同士の絆が希薄化して、組織の一体感が損なわれる恐れもあるでしょう。
これは社員のモチベーション低下や離職率上昇につながる要因です。
そのため、サードプレイスオフィスを導入する際は、社員同士のコミュニケーション維持への注力が重要な課題です。
社員同士のコミュニケーションの対策
社員同士のコミュニケーションの課題に対しては、以下のような対策が考えられます。
- オンラインミーティングの定期開催
- 社内SNSやコミュニケーションツールの活用
- 定期的な対面での交流の機会づくり
- チームビルディング活動の実施
- 管理職によるコミュニケーション促進の働きかけ
これらの取り組みを通じて、サードプレイスオフィスでも社員同士の絆を深め、組織の一体感を作り上げましょう。
サードプレイスオフィスを導入して働きやすい環境づくりを
サードプレイスオフィスを導入すると、社員が働きやすい環境を整備できます。
いつもとは異なる環境で働くと、生産性や発想力が向上するものです。
また、サードプレイスオフィスがあることで、緊急時のリスク分散も可能です。
ただし、サードプレイスオフィスにはデメリットもあるため、対策を講じてから導入することをおすすめします。
社内に疑似サードプレイスオフィスを導入したいときには、是非リリカラにお問い合わせください。
