企業の事業を成長させるためには、業務効率の改善が欠かせません。特に事務作業やバックオフィスの業務は、オフィスと切り離せない関係といえます。
業務効率化を実現するために、オフィス空間には何が求められているのでしょうか。
この記事では、事務作業やバックオフィス業務の効率化に役立つICTツールや、事務作業の効率化のためにオフィスをどのように改善すべきかご紹介します。
目次
事務作業・バックオフィス業務の重要性
バックオフィス業務とは、人事や経理、労務など、企業運営の裏側を支える業務全般を指します。これらは営業などと比較すると、会社の売上には直結しない業務であることも多く、まだまだデジタル化が進んでいない領域です。
しかしバックオフィス業務の効率化を進めることで、事業成長速度を大きく加速させることができます。
そのため、最低限の業務体制が整っている場合であっても、事務作業やバックオフィス業務の効率化を推進することは重要です。
オフィスから事務作業を効率化
特にバックオフィス業務の場合は、急な業務フローの変更などが難しい場合が多く効率化のハードルが比較的高いのが実情です。
そのような場合はオフィスの見直しという観点から、効率化を進めてみることがおすすめです。ここからはオフィス改善による業務効率化の例を紹介していきます。
疲れにくいデスクやチェアを導入する
まずは身体への負担を軽減するデスクやチェアを導入し、快適な仕事環境を整えてみてはいかがでしょうか。
特に体格に合っていないデスクやチェアを使用し続けると、姿勢や血流が悪くなり疲れやすくなることで、業務に支障をきたすことも少なくありません。
近年は在宅ワークの普及からオフィスチェアの市場が拡大。それによって人間工学に基づいて設計された仕事用のデスクやチェアの種類も増えています。条件に合った最適なデスクやチェアを探してみましょう。
リフレッシュスペースを確保する
オフィス家具だけでなく、リフレッシュスペースを確保することもおすすめです。
事務作業に限らずですが、人間の集中力の持続時間には限りがあるため、長時間連続で仕事をし続けると業務効率は下がってしまいます。
そこでオフィスの一角にリフレッシュスペースを設け、飲み物を片手にリラックスできる空間を作ることをおすすめします。
仕事のオンオフを切り替えやすく、切れかかった集中力を高める効果も期待できるでしょう。部署を超えた社員間の交流機会も増やせれば、仕事のモチベーション向上や悩みごとの解消などにもつながるはずです。
デジタルツールを導入する
手作業で行っていた業務にデジタルツールを導入することも、業務効率改善には必須です。
目的や導入時の従業員研修を丁寧に行えば飛躍的に業務効率を改善できるでしょう。
デジタル化を進めたことのない企業の場合、デジタル化への懸念は大きいかもしれませんが、必要に応じて導入支援会社などに相談することで具体的なメリットや導入手順などの糸口をつかめるかもしれません。
ICT活用でスマートオフィス化を検討する
ICTを活用した近代的なスマートオフィスも注目を集めています。
ICTとは、Information and Communication Technologyの略で、インターネットなどを活用して円滑なコミュニケーションを実現させる技術のことです。
ランニングコストや運用ルールの策定など、導入のハードルはやや高いですが、軌道に乗せることができれば、快適なオフィス空間や業務効率改善を実現できます。
タスク管理ツール
社員1人ひとりやチーム全体の業務タスクを管理するためのツールです。個人やチームの業務量、プロジェクトの進行度合いが把握できないと、業務効率の低下につながります。
チーム全体でタスクを管理し、柔軟かつ効率的に業務を遂行できるようにするために、タスク管理ツールを導入すると良いでしょう。
チャットツール
社内コミュニケーションを円滑に進めるために、チャットツールを導入することもおすすめです。
対面やメールよりも気軽に会話ができ、社内の情報共有がスムーズになることで、コミュニケーションの活性化が期待できます。アカウントを作成すれば、社内だけでなく社外とのコミュニケーションにも使用可能です。
業務自動化ツール（RPAツール）
Robotic Process Automationの略で、ロボットを活用して人がパソコンで行っている日常的な業務の自動化を進められるツールです。
特に、簡単なデータ入力のような大量の単純作業が発生する場合は、RPAツールを導入することで業務負担を軽減することができ、人手不足の課題解消や生産性向上につながるでしょう。
管理会計システム
企業の管理会計にまつわる業務を効率化できるシステムで、たとえば、予実管理や帳票作成だけでなくレポート発行も可能です。請求書や領収書のデータ保存にも対応しているため、ペーパーレス化にも貢献。オフィスで場所を取っていた書類のスペースを削減することもできます。
⼈事管理システム
会社に所属する社員のあらゆるデータは、人事管理システムを利用することで一元管理が可能です。氏名や住所などの基本的な情報に加え、給与や昇格状況、配置などあらゆるデータをまとめることで、人事関連のペーパーレス化や効率化につながります。
保有できるデータはツールによって異なるため、導入前に確認しておきましょう。
デジタル化をきっかけにオフィスデザインを考える
ツール導入によるデジタル化だけでなく、オフィスデザインのリニューアルによっても業務効率化は可能です。施工コストがかかる場合やプロジェクト期間が長くなることもありますが、従業員の満足度や生産性は格段に高まります。
大きな工事が不要な施工もありますので、いくつかの方法を紹介します。
個室ブースを設置する
高い集中力を必要とする業務や、Web会議が多い場合には、個室ブースの設置がおすすめです。
個室ブースを設けることで、雑談などが耳に入りにくい環境を整備できるため、周囲の音が気になって業務に集中できない社員に有用です。
リフレッシュスペース・共有スペースを作る
オフィスに業務スペースしか設けられていないと、疲労がたまっても休めず、生産性の向上は難しいでしょう。
リフレッシュスペースや共有スペースを設けることで、業務効率の改善だけでなく、社員の満足度向上や離職率低下などの効果も期待できます。
デッドスペースを活かす
オフィスに活用しきれていないデッドスペースがある場合は、その空間を活用して開放感あるオフィスを実現できます。雑多なオフィスでは社員が集中できる環境とは言い難いので、あえて広々とした空間を残し、開放感あるオフィスにリニューアルするのも良いでしょう。
デジタルの導入やオフィス改善で働きやすい職場づくりを
今回は、特に事務作業の効率化に向けてさまざまなデジタルツールや職場環境の改善方法をご紹介しました。すべてを一度に実行しようとすると多大な労力やコストがかかるので、できることから取り組んでみてはいかがでしょうか。
また、自社の課題に合わせた業務効率改善方法を知りたい場合には、外部企業に相談する方法もあります。
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