オフィスのデスク周りは、書類や小物類が散らばりやすく、こまめな整理整頓が必要な場所です。収納グッズなどを活用することで、机上の業務スペースの確保だけでなく、探し物が見つかりやすくなるメリットがあります。
会社全体で整理整頓が徹底できれば、業務効率アップも見込めるでしょう。
今回は具体的な整理整頓方法を知りたい方に、押さえておきたいポイントや便利アイテムをご紹介します。
目次
オフィスのデスクを整理するメリット
オフィスのデスクを整理すると業務効率化につながります。
デスクまわりが整理されていないと、業務に必要な物や書類を探すことに労力をかけなければなりません。1回の探し物をする時間は少なかったとしても、毎回のように探し物をすれば多くの時間が無駄になります。
デスクの整理整頓を行うことで、仕事に集中しやすくなるといえます。また、厳重な情報管理が必要な書類も、収納場所を決めて常に整理しておけば、それだけでセキュリティの確保につながるでしょう。
デスク整理で押さえておきたいポイント
ここからはデスクを整理する際に押さえておきたいポイントをご紹介します。
必要ないものを処分する
整理整頓をする際は、必要のない備品や書類を処分することから始めます。
ただ、契約書や証明書のような重要書類は処分に迷うことがあるかもしれません。その際は関連部署や担当者に必ず確認し、「必要な書類を処分してしまった」ということがないよう注意が必要です。
重要書類は必ずシュレッダーにて破砕処理を行い、社外に機密情報を漏洩しないように最大限の配慮が求められます。
使う物の定位置を決める
共有の備品があるオフィスでは、ハサミやホチキス、ペンといった文房具が散乱しがちです。使用頻度が高い場合も多く、想定以上に探す時間がかかれば、事務作業の支障になりえます。
共通で使用する小物類は必ず定位置を定めて保管し、わかりやすいようケースに収納しておくと良いでしょう。重複して購入することを防ぐ効果もあります。
引き出しの段ごとに役割を決める
引き出しのある棚を活用して小物や書類を整理する場合には、段ごとに収納する備品のカテゴリを固定しましょう。
使用頻度の高いものは上に、低いものは下に収納できれば、引き出しから取り出す作業も比較的楽になります。
終業時にデスクを整理する
デスク整理のタイミングをルーティン化すれば、社員の整理整頓を習慣づけやすくなります。
1日デスクを使用するだけでも、デスク周りは想像以上に散らかります。始業前のタイミングでも良いので、1日1回整理整頓の時間を設けることが、会社やチームに必要でしょう。
オフィスのデスク整理に役立つ便利アイテム
ただ漠然と書類や備品をしまう・捨てるだけでは整理整頓できているとはいえません。
具体的にデスクの整理で必要なものはあるのでしょうか。ここでは、オフィスのデスク整理をする際に役立つ便利アイテムをご紹介します。
引き出し
机下や横にスペースがある場合、引き出しケースや2段ラックの活用がおすすめです。
特に机上でかさばりやすいファイルも、ケースで管理することで紛失を防ぎやすくなります。
キャスターや天板がついたファイルワゴンも販売されているため、見た目にもこだわりたい場合は、そちらを検討しましょう。
ボックスや小物トレー
ボックスや小物トレーがあると、消しゴムやクリップといった行き場に困る細かい備品もまとめて収納できます。仕切板を使うことで収納のアレンジも可能です。
最近では100円ショップでも豊富な種類を取りそろえているので、収納したい備品に適したサイズのボックスを購入しましょう。
パソコンやモニターを載せる机上台
近年は追加でモニターを購入する企業も増えています。その際一緒に購入されるのが机上台です。
机上台とはパソコンのモニターを乗せる台のことで、台単体の商品もあれば、引き出し付きの簡易な収納ができるものもあります。
デスクに小物が散乱している場合は、引き出しなどの収納がついた机上台を用意することで、省スペースで収納を増やすことができるため便利です。
テレフォンアーム
テレフォンアームとは、アームを自由に動かし高さや距離を調整できる電話台のことです。
スペースを取りがちな電話機を空中で保管できるため、限られた机上スペースを有効活用できるようになります。
デスクの天板に取り付けるタイプのものが多く、設置も簡単にできます。
フリーアドレスのデスクを整理する方法
デスクの整理整頓方法は、座席が固定されている場合とフリーアドレスの場合によって異なります。基本的には引き出しが置いていないため、従来とは別のオフィス家具が必要になります。フリーアドレスを社内で導入する場合、どのようなグッズがおすすめなのでしょうか。
パーソナルロッカーを導入する
パーソナルロッカーとはオフィスに設置できる個人用の収納ロッカーのことです。
設置には少し場所をとるものの、社員1人ひとりの私物を収納するスペースを確保できるため、フリーアドレスであっても収納場所を心配する必要がなくなります。
移動式ワゴンを導入する
移動式ワゴンは引き出しと違い、荷物をしまうのではなく「置く」感覚で活用できます。
人の入れ替わりが激しい席ほど、使いやすいためおすすめです。
必要な荷物を収納しつつ、荷物が多い場合は自分と一緒に移動することも可能なため、フレキシブルな運用ができるでしょう。
移動用バッグを支給する
身の回りの道具をまるっとしまえる移動用バックも、必要な時に必要なものを取り出すことができるためおすすめです。
バッグ単体でも自立する商品を選べば、スペースを取りすぎる心配も少なくなります。
また、専用の社内持ち運び用バッグも販売されています。会議が多い場合やフリーアドレスの企業では、ノートPCやファイルなどをまとめて持ち運べるため便利なグッズです。
カバン用フックを付ける
デスクに簡易なフックを付けておくと、通勤カバンをかけられるので小物類の持ち運びも楽になります。
デスクに引っ掛けるだけで空間を有効活用でき、フロアに置いていたカバンが動線を塞ぐといった事態も避けることが可能です。
リリカラが整理整頓しやすいオフィスをご提案
デスク周りの整理整頓は、固定席かフリーアドレスかといった社内の状況によって最適な方法が変わります。必要に応じて、棚やワゴンなどのオフィス家具を準備すると、効果的に整理整頓ができるでしょう。
ただし、整理整頓のための収納スペースが確保できない場合、オフィスレイアウトの変更や移転を視野に入れることも必要です。
オフィスの課題解決に向けたソリューションを提供するリリカラは、きめ細やかなトータルサポートが特徴で、これまでに3万件以上の実績がございます。お客様のご希望や状況に合わせてコーディネーターが最適な方法をご提案します。
フリーアドレス席の導入に合わせた施工事例も豊富にあるので、お悩みの方は一度相談してみてはいかがでしょうか。
整理整頓で働きやすいオフィスづくりを
意外と放置されがちなオフィスの小物類や書類も、収納グッズを活用すれば容易に整理できます。デスク周りの整理整頓は、作業スペースの確保だけでなく、業務効率化のメリットももたらす可能性があります。
働きやすいオフィスづくりは、整理整頓から始まるといっても過言ではありません。「デスク周りの荷物が通路を塞いでいる」「引き出しから書類が溢れている」といった場合は、不要なものを処分することから始めましょう。
働きやすいオフィスづくりをプロにお任せしたい、ということであれば、些細なことでもぜひリリカラにお問い合わせください。
